24 Mei 2012

Konsep Inventory Valuation pada Data Produk di OpenERP

Bismillahirrahmaanirrahiim

Hmm tadinya mau lanjutin blog sebelumnya yaitu cara membuat Report ke dalam Excel,
tapi saya sedang mematangkan modul Warehouse Management nih...

jadi saya sharing dulu aja sedikit pemahaman saya di modul ini , terutama pengertian Inventory Valuation di data produk. Semoga ada yang menanggapi (koreksi maksudnya gituh..)

Jadi, contohnya di tampilan produk berikut ini.
di tab accounting tersebut ada pilihan "Inventory Valuation", pilihannya hanya 2, yaitu:

  1. Periodical (manual)
  2. Real Time (automated), yang jika dipilih, maka field Stock Input Account  dan Stock Output Account  akan enable
Secara umum, ada 4 account yang harus diset untuk metode Real TIme (automated):
  1. Inventory Variation Account
    Account yang akan dicatat di journal ketika penerimaan barang pertama kali
    Contoh account: Persediaan barang dagang (dalam kelompok Asset)
    Diset pada Produk Category
  2. Stock Input Account
  3. Stock Output Account
  4. Expense Account
Sedangkan untuk metode periodical, hanya "Expense Account" saja yang diset
Nah, kalau dari yang saya pahami, barang itu bisa dibagi 2, yaitu barang sekali/habis pakai dan persediaan barang. Persediaan barang bisa dianggap sebagai  bagian dari Aktiva Lancar (Asset Lancar). 
Contoh barang habis pakai, misalnya bahan bakar
Sedangkan persediaan barang, contohnya ban, spare part dll 

Dari hasil gugling, saya ketahui bahwa ada "Metode Pencatatan Persediaan ke dalam laporan keuangan" (cek: http://id-id.facebook.com/note.php?note_id=10150280559947088) metode tersebut dibagi 2, yaitu:
  1. Metode Periodik
  2. Metode Perpetual 
Dalam sistem persediaan periodik, penjualan dicatat saat penjualan tersebut terjadi tetapi persediaannya tidak diperbaharui.  Pemeriksaan persediaan fisik harus dilakukan pada akhir tahun untuk menentukan harga pokok penjualan

Sedangkan Sistem persediaan perpetual memerlukan catatan akuntansi untuk menunjukkan jumlah persediaan yang ada di tangan di setiap waktu.  Sistem ini menggunakan akun yang terpisah dalam buku besar pembantu untuk masing-masing persediaan barang, dan akun tersebut diperbaharui setiap kali kuantitasnya bertambah atau diambil keluar.

Nah inilah yang diakomodasi OpenERP.

1. Periodical (Manual)

Inventory Valuation ini menggambarkan metode Periodik 
Kalo saya pikir ini paling cocok untuk barang habis pakai. 
Untuk persediaan barang juga bisa, tapi ya itu harus dilakukan secara manual nantinya setiap tahun pemeriksaan persediaan fisik untuk menentukan HPP.

Nah di OpenERP, setiap barang dengan metode periodik ini dibeli, maka akan dibuat jurnal ketika invoicing saja.

Gambaran pencatatan penjurnalan yang terjadi seperti ini:
1.1. Buat Purchase Order


1.2. Terima (Validate) Purchase Invoice
maka jurnal yang akan dibuat adalah:
Jurnal: Purchase Journal
Expense Account (D)
    Account Payable Supplier (C)

COntoh:
HPP - Bensin, dll    400.000
    Hutang Usaha              400.000

* Saya buat Expense Account langsung sebagai HPP  


1.3. Bayar Invoice
Jurnal: Bank 
Account Payable Supplier (D)
    Bank (C)

Contoh:
Hutang Usaha  400.000
    Bank                 400.000

2. Real Time (automated)

  • Menggambarkan metode Perpetual 
  • untuk barang yang akan dianggap sebagai Persediaan Barang Dagang
  • Akan di-generate journal setiap kali ada pergerakan barang (masuk atau keluar)
  • Penerimaan barang pertama kali dari supplier akan dicatat sebagai Persediaan Brang Dagang (Inventory Variation Account)
  • Keluar dan Masuknya barang akan mengurangi/menambah Persediaan Barang Dagang dengan conra account Stock Input Account/Stock Output Account
maka contoh:
Produk: Ban
Produk Category: Spare Part
akan disetup account berikut
  1. Inventory Variation Account (di produk category Spare Part)
    Account: 1300. Persediaan Barang Dagang
  2. Expense Account: 5000. Biaya Kendaraan *
  3. Stock Input Account: 5000. Biaya Kendaraan * 
  4. Stock Output Account: 5100. HPP - Ban, Plat dll
Kenapa Expense Account dan Stock INput Account memiliki COA yang sama?
akan terlihat di contoh berikut:

2.1. Buat Purchase Order
Beli ban 50 pcs dengan harga per ban: 1.000.000

2.2, Validasi Purchase Invoice
maka jurnal yang akan dibuat adalah:
Jurnal: Purchase Journal
Expense Account (D)
    Account Payable Supplier (C)

COntoh:
Biaya Kendaraan    50.000.000
    Hutang Usaha              50.000.000
2.3. Terima Barang 
maka jurnal yang akan dibuat adalah
Jurnal: Stock Journal
Inventory Variation Account (D)
      Stock Input Account (C)

Contoh:
Persediaan Barang Dagang  50.000.000
      Biaya Kendaraan                50.000.000

2.4 Bayar Invoice
Jurnal: Bank 
Account Payable Supplier (D)
    Bank (C)

Contoh:
Hutang Usaha  50.000.000
    Bank                 50.000.000
2.5. Deliver Barang ke Customer
jumlah: 3 item 
menu: Warehouse > Product Moves > Deliver Products
Jurnal: Stock Journal
Stock Output Account (D)
     Inventory Variation Account (C)

Contoh:
HPP - Ban, Plat dll                   3.000.000
    Persediaan Barang Dagang          3.000.000

Issue di Metode Ini:

  • Lihat jurnal yang dihasilkan di step 2.2 dan 2.3
    Karena itulah, saya menyamakan COA Stock Input Account dengan Expense Account
    agar bisa mem-balancekan (membuat 0) COA Biaya Kendaraan
    APakah prinsip seperti ini sudah benar?

    Saya sudah sempat menanyakan ke salah satu accountant mengenai proses penjurnalan seperti ini, dan belia katakan sudah tepat.

    Kalau begitu, menurut saya sebaiknya ketika menerima barang dari supplier harusnya, jurnal yang terjadi adalah langsung terhadap Expense Account:

    Inventory Variation Account (D)
          Expense Account (C)

    karena hasilnya aneh jika salah memasukkan Stock Input Account (memasukkan yang tidak sama dengan Expense Account)
Hmmm sementara itu aja dulu sharig dari saya.
Mohon koreksi ya jika ada yang salah

terima kasih

15 komentar:

  1. Mantabs...Postingannya,,info yg sangat berharga bisa belajar OERP urusan accountingnya,,tapi ada sedikit pertanyaan, dari kedua jenis metode Inventory tsb (Periodical & RealTime), jenis usaha yang manakah/seperti apa yang cocok untuk kedua metode tsb??? Karena pasti akan berbeda jika product2 yang dijual juga berbeda perlakuannya. :D

    Terima kasih sebelumnya, dan maaf jika pertanyaannya merepotkan, :)
    Salam
    Baim

    BalasHapus
    Balasan
    1. waah terimakasih sudah berkunjung ya...
      btw sebelum jawab pertanyaannya, saya lihat di profil Binladien, kerja di Pangkalan 4 cikiwul?? deket dengan rumah saya doooong.. saya di pangkalan 2 cikiwul...

      ohya kedua jenis metode inventory itu sama2 dipakai di setiap perusahaan.. karena setiap perusahaan biasanya ada 2 jenis barang tersebut.. barang persediaan untuk dijual atau barang habis pakai (yang tidak perlu dicatat perubahan stocknya)....

      Hapus
    2. Betul kata Mr. Ibrahim Bin Ladien.... Mantap penjelasan mengenai methode inventory-nya.

      Jadi gini im... kalo di pabrik barang2 yang ada di gudang Mr. Tatang (MES) yang harus di set periodical sedangkan barang2 Mr. Budin itu yang di buat realtime..

      Sorry Bu Siti... Baim itu koncoku...

      Hapus
    3. hehehe... maaf,saya sudah tidak di Cikiwul Bantar Gebang lagi (tidak bekerja didaerah situ lagi).Dulu memang tempat kerja saya ada di Depan Sorum Mitsubisi Bt.Gebang.

      Maksud saya adalah jenis usaha(perusahaan) seperti apa? misalnya untuk real time dan periodikal, apakah retail,manufacture,properti,garment,textil,dsb...
      Lalu untuk perubahan stock tercatat ditabel atau form apa ya?jika tidak perlu dicatat.(maksudnya mutasi IN & OUT dari stocknya)

      Thanks

      Hapus
    4. ehmm kalo yg real time biasanya utk barang produksi yaa... manufacture .. jadi bisa langsung tau HPP nya...

      untuk mutasi ada kok form nya... inventory movement atau apa gitu... *belum buka OpenERP lagi*

      Hapus
  2. Teh Siti (kalo boleh saya bilang Teteh).. postingan yang baguss !! thanks for sharing

    BalasHapus
    Balasan
    1. sama2 kang.. smg bermanfaat.. tolong bantu koreksi aja kalo ada yg tidak tepat,,

      Hapus
  3. Saya pernah coba dengan model settingan diatas, memang saat terjadi pembelian bisa dikatakan benar secara akunting, namun setelah saya coba lakukan penjualan, data di akunting chart (COA) kok jadi aneh... ya, apa saya ada yang salah dalam pemahaman akunting..

    BalasHapus
  4. wah ini bantu banget kak ! thank you berat !!!!!

    BalasHapus
  5. Dear Ibu Tya. terima kasih atas postingannya. saya coba tes yg metode realtime ini di manufactur dengan BOM tanpa Work Center/Routing.Cost Price Methode : Average . Pertanyaannya, adalah : cost price di master data Product Barang Jadi tab Procurement tidak otomatis update?
    apakah harus update manual ?. Apakah ada yg bisa kasih pencerahan ?


    Berikut ini setingan Master Product utk Category Bahan Baku dan Barang Jadi disertai Jurnal yang terbentuk

    PRODUCT CATEGORY = BB (Bahan Baku) - Can Be Purchased

    Income Account:
    4.40104 Sales Revenue – IDR
    Expense Account:
    1.11070306 Inventory – Raw Material - transit

    Stock Input Account :
    1.11070306 Inventory – Raw Material - transit
    Stock Output Accountt:
    1.11070106 Inventory – Finished Good - Transit
    Stock Valuation Account :
    1.11070305 Inventory – Raw Material

    PRODUCT CATEGORY = BJ (Barang Jadi) - Can Be Sold

    Income Account :
    4.40104 Sales Revenue – IDR
    Expense Account:
    5.5012 Cost Of Goods Sold – Local

    Stock Input Account:
    1.11070106 Inventory – Finished Good - Transit
    Stock Output Accountt :
    5.5012 Cost Of Goods Sold – Local
    Stock Valuation Account:
    1.11070105 Inventory – Finished Good

    Jurnal yang terbentuk :

    Pada saat diterima BB dari suplier

    D - 1.11070305 Inventory – Raw Material
    K - 1.11070306 Inventory – Raw Material - transit

    Pada saat invoice BB diterima dari suplier

    D - 1.11070306 Inventory – Raw Material - transit
    K - HUTANG DAGANG

    Jurnal Produksi

    D - 1.11070106 Inventory – Finished Good - Transit
    K - 1.11070305 Inventory – Raw Material

    D - 1.11070105 Inventory – Finished Good
    K - 1.11070106 Inventory – Finished Good - Transit

    Pada saat Barang Dikirim dan diterima customer
    kalau cost price tidak ada atau nol. Jurnalnya muncul tapi nilainya nol)

    D - 5.5012 Cost Of Goods Sold – Local
    K - 1.11070105 Inventory – Finished Good

    Pada saat invoice di kirim ke customer

    D - Piutang usaha
    K - 4.40104 Sales Revenue – IDR

    BalasHapus
    Balasan
    1. hmmm harusnya otomatis ter-update ya ketika dilakukan penerimaan barang...
      selama ini sih saya coba langsung terupdate...

      Hapus
    2. ibu maaf saya mau tanya , saya ingin ketika stok barang keluar sudah mencapai maksimal, saya ingin ia terupdate otomatis lgsg membuat purchase , gmna caranya ya bu.


      terima kasih

      Hapus
  6. Bu siti mau tanya. misalkan kita mau membuat manual entries (create) pada menu Accounting ‣ Journal Entries ‣ Analytic Journal Items. anggap saja produk, Stock Input Account, Stock Output Account sama seperti yang dicontohkan Ibu pada produk Ban. Kenapa pada saat kita memilih produk ( saat create analytic journal item) pada General Account akan terpilih sesuai Stock Input Account? Padahal harusnya Stock Output Account. Mohon pencerahannya.
    Terima kasih

    BalasHapus