24 Mei 2012

Konsep Inventory Valuation pada Data Produk di OpenERP

Bismillahirrahmaanirrahiim

Hmm tadinya mau lanjutin blog sebelumnya yaitu cara membuat Report ke dalam Excel,
tapi saya sedang mematangkan modul Warehouse Management nih...

jadi saya sharing dulu aja sedikit pemahaman saya di modul ini , terutama pengertian Inventory Valuation di data produk. Semoga ada yang menanggapi (koreksi maksudnya gituh..)

Jadi, contohnya di tampilan produk berikut ini.
di tab accounting tersebut ada pilihan "Inventory Valuation", pilihannya hanya 2, yaitu:

  1. Periodical (manual)
  2. Real Time (automated), yang jika dipilih, maka field Stock Input Account  dan Stock Output Account  akan enable
Secara umum, ada 4 account yang harus diset untuk metode Real TIme (automated):
  1. Inventory Variation Account
    Account yang akan dicatat di journal ketika penerimaan barang pertama kali
    Contoh account: Persediaan barang dagang (dalam kelompok Asset)
    Diset pada Produk Category
  2. Stock Input Account
  3. Stock Output Account
  4. Expense Account
Sedangkan untuk metode periodical, hanya "Expense Account" saja yang diset
Nah, kalau dari yang saya pahami, barang itu bisa dibagi 2, yaitu barang sekali/habis pakai dan persediaan barang. Persediaan barang bisa dianggap sebagai  bagian dari Aktiva Lancar (Asset Lancar). 
Contoh barang habis pakai, misalnya bahan bakar
Sedangkan persediaan barang, contohnya ban, spare part dll 

Dari hasil gugling, saya ketahui bahwa ada "Metode Pencatatan Persediaan ke dalam laporan keuangan" (cek: http://id-id.facebook.com/note.php?note_id=10150280559947088) metode tersebut dibagi 2, yaitu:
  1. Metode Periodik
  2. Metode Perpetual 
Dalam sistem persediaan periodik, penjualan dicatat saat penjualan tersebut terjadi tetapi persediaannya tidak diperbaharui.  Pemeriksaan persediaan fisik harus dilakukan pada akhir tahun untuk menentukan harga pokok penjualan

Sedangkan Sistem persediaan perpetual memerlukan catatan akuntansi untuk menunjukkan jumlah persediaan yang ada di tangan di setiap waktu.  Sistem ini menggunakan akun yang terpisah dalam buku besar pembantu untuk masing-masing persediaan barang, dan akun tersebut diperbaharui setiap kali kuantitasnya bertambah atau diambil keluar.

Nah inilah yang diakomodasi OpenERP.

1. Periodical (Manual)

Inventory Valuation ini menggambarkan metode Periodik 
Kalo saya pikir ini paling cocok untuk barang habis pakai. 
Untuk persediaan barang juga bisa, tapi ya itu harus dilakukan secara manual nantinya setiap tahun pemeriksaan persediaan fisik untuk menentukan HPP.

Nah di OpenERP, setiap barang dengan metode periodik ini dibeli, maka akan dibuat jurnal ketika invoicing saja.

Gambaran pencatatan penjurnalan yang terjadi seperti ini:
1.1. Buat Purchase Order


1.2. Terima (Validate) Purchase Invoice
maka jurnal yang akan dibuat adalah:
Jurnal: Purchase Journal
Expense Account (D)
    Account Payable Supplier (C)

COntoh:
HPP - Bensin, dll    400.000
    Hutang Usaha              400.000

* Saya buat Expense Account langsung sebagai HPP  


1.3. Bayar Invoice
Jurnal: Bank 
Account Payable Supplier (D)
    Bank (C)

Contoh:
Hutang Usaha  400.000
    Bank                 400.000

2. Real Time (automated)

  • Menggambarkan metode Perpetual 
  • untuk barang yang akan dianggap sebagai Persediaan Barang Dagang
  • Akan di-generate journal setiap kali ada pergerakan barang (masuk atau keluar)
  • Penerimaan barang pertama kali dari supplier akan dicatat sebagai Persediaan Brang Dagang (Inventory Variation Account)
  • Keluar dan Masuknya barang akan mengurangi/menambah Persediaan Barang Dagang dengan conra account Stock Input Account/Stock Output Account
maka contoh:
Produk: Ban
Produk Category: Spare Part
akan disetup account berikut
  1. Inventory Variation Account (di produk category Spare Part)
    Account: 1300. Persediaan Barang Dagang
  2. Expense Account: 5000. Biaya Kendaraan *
  3. Stock Input Account: 5000. Biaya Kendaraan * 
  4. Stock Output Account: 5100. HPP - Ban, Plat dll
Kenapa Expense Account dan Stock INput Account memiliki COA yang sama?
akan terlihat di contoh berikut:

2.1. Buat Purchase Order
Beli ban 50 pcs dengan harga per ban: 1.000.000

2.2, Validasi Purchase Invoice
maka jurnal yang akan dibuat adalah:
Jurnal: Purchase Journal
Expense Account (D)
    Account Payable Supplier (C)

COntoh:
Biaya Kendaraan    50.000.000
    Hutang Usaha              50.000.000
2.3. Terima Barang 
maka jurnal yang akan dibuat adalah
Jurnal: Stock Journal
Inventory Variation Account (D)
      Stock Input Account (C)

Contoh:
Persediaan Barang Dagang  50.000.000
      Biaya Kendaraan                50.000.000

2.4 Bayar Invoice
Jurnal: Bank 
Account Payable Supplier (D)
    Bank (C)

Contoh:
Hutang Usaha  50.000.000
    Bank                 50.000.000
2.5. Deliver Barang ke Customer
jumlah: 3 item 
menu: Warehouse > Product Moves > Deliver Products
Jurnal: Stock Journal
Stock Output Account (D)
     Inventory Variation Account (C)

Contoh:
HPP - Ban, Plat dll                   3.000.000
    Persediaan Barang Dagang          3.000.000

Issue di Metode Ini:

  • Lihat jurnal yang dihasilkan di step 2.2 dan 2.3
    Karena itulah, saya menyamakan COA Stock Input Account dengan Expense Account
    agar bisa mem-balancekan (membuat 0) COA Biaya Kendaraan
    APakah prinsip seperti ini sudah benar?

    Saya sudah sempat menanyakan ke salah satu accountant mengenai proses penjurnalan seperti ini, dan belia katakan sudah tepat.

    Kalau begitu, menurut saya sebaiknya ketika menerima barang dari supplier harusnya, jurnal yang terjadi adalah langsung terhadap Expense Account:

    Inventory Variation Account (D)
          Expense Account (C)

    karena hasilnya aneh jika salah memasukkan Stock Input Account (memasukkan yang tidak sama dengan Expense Account)
Hmmm sementara itu aja dulu sharig dari saya.
Mohon koreksi ya jika ada yang salah

terima kasih

10 Mei 2012

Export Report OpenERP ke Excel

Bismillahirrahmaanirrahiim

Alhamdulillah bisa juga bikin report ke Excel (bukan CSV lhoo)...
laporannya nanti yaaa.......