Sekedar gambaran awal, saya ditugaskan untuk migrasi data akutansi perusahaan dari Accurate accounting system ke OpenERP.
Saya tidak akan menceritakan proses migrasinya di sini, Yang pasti proses migrasi berlangsung sukses.
Saya cek satu per satu total balance setiap bulannya dah sudah benar.
Langkah selanjutnya cek laporan Balance Sheet dan Laporan Profit & Loss.
Tidak benar-benar mulus di proses ini, banyak bugs yang perlu diperbaiki baik di view(rml), data (COA) maupun di background processnya (py).
Saya juga tidak akan menceritakannya di sini. Nanti kalau ada kesempatan akan saya post artikel yang berbeda.
Ini tentang Retained Earning atau yang dikenal dengan Laba ditahan.
Yang belum tahu apa itu retained earning bisa dibaca di:
http://putra-finance-accounting-taxation.blogspot.com/2008/04/prosedur-dan-jurnal-tutup-buku.html
Untuk contoh jelasnya seperti ini:
Tahun 2010, terdapat rugi perusahaan sebesar 200.000.000
Tahun 2011, terdapat laba perusahaan sebesar 1.000.000.000
Karena di tahun 2010, laba/rugi tidak dishare ke pemilik saham, maka nilai tersebut dianggap Retained Earning
Maka di balance sheet tahun 2011, terdapat info
- Retained Earning : -200.000.000
- Laba perusahaan : 1.000.000.000
Nah hal ini yang bermasalah di OpenERP.
Untuk balance sheet 2011, maka tidak keluar info Retained Earning, yang ada langsung
Laba perusahaan 800.000.000
Sedangkan hasil balance sheet dari Accurate sudah tepat.
Dikarenakan dokumentasi OpenERP sangat minim, saya tidak menemukan dokumentasi yang pas untuk issue retained earning ini.
Setelah saya tanya-tanya ke teman saya yang orang akuntan (saya bukan orang akuntan sama sekali, jadi gak paham), dia bilang Retained Earning itu sudah baku. Intinya seharusnya setiap sistem akutansi sudah akomodasi hal tersebut.
Saya semakin yakin kalau di OpenERP sebenarnya sudah diakomodasi setelah baca forum ini:
http://www.openerp.com/forum/topic23902.html
Juga saya berfikir apa gunanya setup Reserve and Profit/Loss Account di konfigurasi companies (menu: Administration > Companies > Companies > Tab Configuration) Lihat gambar di bawah:
Akhirnya saya coba-coba saja setiap menu di menu Accounting sampai akhirnya saya mencoba menu Generate Opening Entries.
1. Buat terlebih dahulu jurnal dengan tipe Opening/Closing situation di menu Accounting > Configuration > Financial Accounting > Journals > Journals
Masukkan seperti gambar berikut:
Default Debit Account dan Default Credit Account diset sama dengan COA Reserve Profit/Loss Account di setup companies
2. Masuk ke menu Generate Opening Entries, maka akan muncul window berikut:
* Fiscal Year to close: tahun yang ingin ditutup (misalkan 2010) sedangkan saat ini tahun 2011
* New Fiscal Year: tahun mulai pembukaan jurnal (sudah tahu kan cara membuat fiscal year baru?)
* Opening Entries Journal: jurnal yang dibuat sebelumnya
* Opening Entries Period: bulan pembukaan jurnal
* Name of new entries: nama yang akan muncul di journal entries hasil proses ini.
3. Click tombol Create. Tunggu beberapa saat (tergantung banyaknya entries pada tahun fiscal yang ditutup yaitu 2010)
4. Setelah selesai, cek menu Journal Entries (menu: Accounting > Journal Entries > Journal Entries) maka akan muncul 1 line journal Situation Journal dengan posisi Unposted
Silahkan Approve journal tersebut. Maka proses selesai.
Maka di Balance Sheet Report di tahun 2011 akan muncul account RETAINED EARNING yang sudah terisi otomatis seperti berikut:
Sedangkan sebelumnya, muncul seperti ini:
Sedangkan jika di tahun 2010 masih ada perubahan pada journal entries yang menyebabkan perubahan pada profit/loss tahun tersebut, kita bisa mengulangi proses Generate Opening ENtries, dengan membatalkan Opening ENtries sebelumnya. Cara membatalkan adalah berikut ini:
1. Klik menu: Accounting>Periodical Processing>End of Period>Cancel Opening Entries, maka akan muncul window berikut:
2. Masukkan tahun 2010 untuk kembali dibuka
3. Klik tombol Open, maka journal entries Situation Journal akan dihapus otomatis.
Setelah itu kita bisa lakukan proses Generate Opening Entries kembali.
Demikian, semoga membantu yaa...
OpenERP yang digunakan: versi 6.0.2
OS: WIndows 7 dan Windows Server 2008
